Документы без бумаги и курьеров
Электронный документооборот проще всего представить как почту для заказных писем. Вместо конверта — файл счёта или акта, вместо почтальона — оператор ЭДО, вместо подписи на бланке — электронная подпись. Мы готовим компьютер или 1С к такой почте: ставим нужные программы, связываем их с сертификатом и отправляем пробное письмо.
Работаем из своего офиса по сети — в крае у нас ни представительства, ни выездных инженеров. Для настройки ЭДО это и не требуется: всё делается на экране вашего компьютера.
Словарик
Большинство терминов документооборота легко перевести на понятный язык. Держите шпаргалку — она пригодится, когда оператор пришлёт письмо с незнакомыми словами.
| Термин | Почтовая аналогия | Что это на деле |
|---|---|---|
| Оператор ЭДО | Почтовая служба | Компания, через которую юридически значимые документы доходят до получателя. Договор и тариф вы оформляете у неё напрямую. |
| Идентификатор участника | Номер абонентского ящика | Код, по которому контрагент находит вашу организацию в системе. |
| Роуминг | Пересылка между почтовыми службами | Возможность обмениваться документами с теми, кто подключён к другому оператору. |
| Квитанция, извещение | Уведомление о вручении | Служебные отметки: документ получен, прочитан, подписан или отклонён. |
| Модуль ЭДО в 1С | Почтовый ящик прямо в прихожей | Отправка и приём документов из учётной программы, без выгрузки файлов вручную. |
| Сертификат ЭЦП | Ваша подпись на бланке | Без него документ уйдёт неподписанным, а значит, не будет иметь силы. |
Два направления
Поставщики и покупатели присылают счета, акты, накладные и универсальные передаточные документы. Настраиваем приём и отправку так, чтобы входящие появлялись в программе, а исходящие уходили подписанными. Если партнёр работает у другого оператора, помогаем с настройкой роуминга.
Декларации и отчёты в контролирующие органы из программы оператора или прямо из 1С. Проверяем, что отчёт подписывается, уходит и возвращается с квитанцией. Само содержание отчётности остаётся за бухгалтером — мы отвечаем за то, чтобы техника не мешала её сдать.
Подробно о том, как 1С обменивается документами с партнёрами и отправляет отчёты, рассказано в материале как устроены обмен и отчётность из учётной программы в блоге Service4biz.
Порядок
Часть шагов зависит от вас и оператора, часть берём на себя. Распределение простое.
Выбираете оператора и тариф, получаете доступ. Мы подскажем, какие данные от него понадобятся для настройки.
Устанавливаем программу оператора или подключаем модуль в 1С и привязываем к нему сертификат.
Если оператор работает через веб-кабинет, готовим браузер так, чтобы тот видел подпись.
Отправляем и принимаем тестовый документ, смотрим квитанции, при необходимости разбираемся с роумингом.
Если сама подпись ещё не установлена на компьютере — нет КриптоПро, сертификата в системе или плагина, — начинаем с неё. Это отдельная разовая работа, она описана на странице подготовка компьютера к электронной подписи.
Где будет работать ЭДО
На вашем ПК. Разовая настройка рабочего места под ЭЦП, ЭДО или ЕГАИС — 1 500 ₽. Обычно этого хватает, если документами занимается один-два человека в офисе.
На облачном сервере. Когда бухгалтерия работает в 1С из разных мест, удобнее держать базу и ЭДО на терминальном сервере для всей команды. У Service4biz настройка программ ЭДО на таких серверах входит в аренду.
На отдельном облачном месте. Бухгалтер, ведущий несколько независимых фирм, может держать документооборот каждой на своей машине — так устроены рабочие места с собственным IP.
Вопросы
Мы не связаны ни с одним из операторов и настраиваем того, с кем у вас договор. Часто выбор подсказывают крупные контрагенты: удобно быть там же, где они.
Обычно да, через роуминг. Его включают операторы, а мы помогаем с настройкой на вашей стороне и проверяем, что документы доходят.
По 1 500 ₽ за каждое рабочее место, то есть 4 500 ₽. Если 1С стоит на арендованном облачном сервере Service4biz, программы ЭДО там настраиваются бесплатно.
Да, если причина в компьютере: сертификате, плагине, обновлении программы. Ищем, на каком шаге «застряло письмо». Если проблема на стороне оператора, подскажем, что спросить у его поддержки.
Да, программу оператора, сертификат и плагины нужно поставить на новое место — это та же разовая работа за 1 500 ₽. История обмена при этом никуда не пропадает: она хранится в кабинете оператора или в базе 1С.
Подключение
Скажите, с каким оператором у вас договор, где работает бухгалтерия — на своём компьютере, в 1С или в облаке, — и что не получается. Отвечаем с 11 до 21 часа по местному времени.
